Ilegalidad al Facturar Anticipadamente Gastos Comunes en Propiedad Horizontal en Venezuela
I.- Introducción
En esta presentación abordaremos la flagrante violación que comete el Administrador de un condominio al realizar el cobro anticipado de gastos comunes ordinarios. Analizaremos sus consecuencias legales y financieras, la falta de transparencia en la gestión administrativa, y la clara infracción al principio contable de Devengo.
II.- La Ley de Propiedad Horizontal, establece el marco legal que rige la convivencia y la administración de los inmuebles divididos en unida des privadas y áreas comunes.
Una base fundamental de esta regulación es la obligación de los copropietarios de contribuir a los gastos comunes, clasificados usual mente en ordinarios y extraordina
rios. Los gastos comunes ordinarios, que son aquellos recurrentes y necesarios para el sostenimiento y mantenimiento habitual del inmue ble (como servicios, nóminas, limpieza, etc.), suelen tener una periodicidad mensual.
III.-La Prohibición legal de Facturar Anticipadamente Gastos Comunes en Propiedad Horizontal
3.1.- La jurisprudencia venezolana ha sido enfática al señalar que los gastos comunes deben corresponder a erogaciones ya realizadas o servicios ya prestados. La práctica de facturar gastos comunes ordinarios mensuales antes de que el mes en que se generarán haya transcurrido, basándose en cálculos discrecionales o estimaciones de lo que se cree que costará un servicio o producto a finales de ese mismo mes, contraviene el principio de «Gastos Causados» establecido en el artículo 11 letra “a” de la Ley de Propiedad Horizontal.
“Artículo 11
Son gastos comunes a todos los propietarios o parte de ellos, según el caso:
a. Los causados por la administración, conservación, reparación o reposición de cosas comunes; (…)”.
3.2.- La jurisprudencia ha dejado claro que las planillas de condominio, si bien gozan de valor probatorio excepcional para demostrar deudas provenientes de gastos comunes, solo son válidas para gastos efectivamente causa dos. Las deudas que provengan de causas distintas a los gastos comunes, o que no cumplan con el requisito de ser causadas, no pueden ser probadas únicamente con dichas planillas y requieren de otros medios ordinarios de comprobación.
3.3.- Se ha dicho también, que la facturación de gastos no causados genera inseguridad jurídica para los copropietarios, quienes se ven obligados a pagar por servicios o bienes que aún no han sido recibidos o consumidos. Esto socava la confianza en la administración del condominio y puede dar lugar a conflictos y acciones legales. La Ley de Propiedad Horizontal busca garantizar la claridad y la equidad en las relaciones entre los copropietarios y la administración.
IV- El Principio de Devengo: La Esencia Contable y Jurídica
La contabilidad de una comunidad de propietarios, al igual que cualquier ente económico, debe re girse por principios de transparen cia y realidad económica. Entre ellos, el principio de devengo es clave. Este principio establece que las transacciones y hechos económicos deben registrarse y reconocerse en el momento en que ocurren, independientemente de la echa en que se cobren o paguen.
Aplicado a los gastos comunes:
Gasto Devengado: Un gasto se devenga cuando se incurre en la obligación de pagarlo o cuando el servicio o bien se ha consumido.
Ingreso Devengado: Un ingreso se devenga cuando se ha generado el derecho de cobro por la prestación de un servicio o la entrega de un bien.
En el ámbito de los gastos comunes ordinarios mensuales, el deber de contribuir a cubrir el costo de la administración, conservación y mantenimiento de un mes específi co (por ejemplo, el mes de octubre), se perfecciona a medida que transcurre ese mes y, por ende, la comunidad incurre en los costos reales de los servicios prestados (electricidad, agua, sueldos del personal, etc.).
V.- Consecuencias negativas de la Facturación Anticipada
El facturar o exigir el pago de la cuota mensual de gastos comunes antes de que el mes haya transcurrido, aunque puede ser vista por la administración como una necesidad de gestión de flujo de caja o una previsión presupuestaria, choca con varios argumentos de índole jurídica y económica:
1. Inexistencia del Gasto Devengado
El principal argumento legal y contable contra la facturación anticipada reside en que el gasto aún no se ha producido. Si se exige el pago de la cuota de un mes (ej. octubre) el día 1 de ese mes, la comunidad aún no ha incurrido en la mayoría de los costos que dicha cuota está destinada a cubrir.
Servicios y Suministros: El gasto por consumo de agua, electricidad, y otros servicios básicos, solo puede ser liquidado y devengado una vez que finaliza el período de consumo. Facturar anticipadamente implica un cálculo estimado o presupuestado, no la liquidación de un gasto real.
Servicios de Personal: La remuneración del personal de mantenimien to o vigilancia, por ejemplo, solo se devenga con la prestación efectiva de su trabajo a lo largo del mes.
Mientras el mes no culmine, la cifra exacta del gasto ordinario es una mera estimación presupuestaria. Jurídicamente, una obligación de pago se vuelve plenamente exigible cuando el derecho a ese cobro (el devengo del gasto) se ha consolidado.
2. Transparencia y Liquidación Definitiva
El modelo de Propiedad Horizontal se basa en el principio de solidaridad proporcional al gasto real. La administración está obligada a rendir cuentas y a iquidar los gastos realmente incurridos.
Factura vs. Cobro Presupuestado: Una «factura» por gastos comunes, para ser considerada un documen to contable fiel, debería reflejar la liquidación de los gastos devenga dos. Si se factura por anticipado, lo que se emite es un cobro provisional o a cuenta del presupuesto. Si al finalizar el mes el gasto real es inferior o superior al cobro anticipa do, se genera un desajuste que requiere un abono o un cobro adicional, enturbiando la transparencia.
Derecho de Verificación: Los copro pietarios tienen el derecho de verificar que el monto de la cuota cobrada corresponde al gasto real de la comunidad. El cobro anticipado viola y dificulta esta verificación en el momento del pago.
3. El Riesgo de Cesación de la Obligación Propter Rem
La obligación de pago de los gastos comunes tiene naturaleza propter rem, es decir, sigue a la propiedad. Esto implica que el propietario en el momento del devengo es el responsable del pago. En casos de compraventa de una unidad a mitad de mes, el cobro anticipado puede generar conflictos:
3.1.- Si la cuota de un mes se paga por anticipado y la venta ocurre el día 15, el vendedor ha pagado por un servicio que no disfrutará en su totalidad, siendo el nuevo propietario el beneficiario de la segunda mitad. Si bien los registros exigen un certificado de solvencia para la venta, la obligación del nuevo propietario es de contribuir al gasto devengado a partir de su adquisición.
3.2.- Facturar por anticipado obliga al vendedor a pagar por un gasto que, legalmente, podría corresponder al comprador en virtud del principio de devengo.
4.- Impacto significativamente negativo en el presupuesto individual de cada propietario
El cobro anticipado de los gastos comunes, tiene un impacto significativamente negativo en el presupuesto individual de cada propietario, especialmente en aquellos con ingresos fijos o escaso margen de maniobra financiera.
La influencia negativa se manifiesta principalmente en los siguientes aspectos:
4.1. Desfase de Liquidez y Estrés Financiero
El principal problema del cobro anticipado es que genera un desfase en el flujo de caja personal del propietario, forzando un adelan to de capital:
Pago antes del Ingreso: La mayoría de las personas con ingresos laborales (nómina o sueldo) los reciben en la segunda mitad del mes o al final del mismo. Si el cobro del gasto común se establece en los primeros días (ej. día 5), el propietario se ve forzado a pagar la cuota de un mes antes de recibir el ingreso destinado a cubrir ese mes
Esto obliga a utilizar el remanente del mes anterior o a endeudarse temporalmente.
Competencia con Otros Pagos Fijos: Los primeros días del mes suelen concentrar otros pagos fijos esenciales (alquiler, hipoteca, seguros, cuotas escolares, tarjetas de crédito). Al añadir el gasto común a esta «ventana de pagos», se ejerce una presión de liquidez que puede llevar al propietario a un sobregiro o a un riesgo de mora en otros compromisos.
5.- El Cobro Anticipado crea la Mora Artificial: El cobro anticipado, cuando es obligatorio por acuerdo, crea una «mora artificial» o una deuda con fecha de vencimiento adelantada en el presupuesto del propietario.
6.-Dificultad para la Planificación y Ahorro: Un presupuesto personal efectivo se basa en la certeza de los ingresos y la previsión de los egresos. El cobro anticipado complica esto:
Margen de Ahorro Reducido: Al obligar a adelantar un pago sustancial al inicio del ciclo, el saldo disponible para el resto de las semanas disminuye abruptamente, haciendo más difícil destinar fondos al ahorro o a un fondo de emergencia al comienzo del mes.
Incertidumbre sobre el Monto Final (Si hay Liquidación Posterior): Aunque se cobre una cuota fija anticipada, si la comunidad liquida los gastos reales al final del mes (devengo), podría generarse un
ajuste por déficit. Este cobro «sorpresa» o variable (aunque sea pequeño) impacta negativamente en la estabilidad del presupuesto, ya que el propietario creía haber cumplido la obligación, pero aún puede adeudar una diferencia.
7.- Aumento del Riesgo de Mora y sus Consecuencias: El desfase de liquidez causado por el cobro anticipado empuja a los propietarios con presupuestos ajustados a un mayor riesgo de incumplimiento a una Mora No Deseada: La falta de pago oportuno no siempre se debe a la mala fe, sino a una mala sincronización entre el cobro anticipado y la recepción del ingreso. Esta mora, aunque sea de pocos días, puede generar el cobro de intereses moratorios o gastos de cobranza, lo cual representa un gasto adicional y no productivo para el bolsillo del propietario.
8.- Desde una perspectiva ética: el cobro anticipado de gastos comunes puede ser visto como una imposición injusta, especialmente si el monto facturado no corresponde con los gastos reales que se generarán. Por ejemplo, si durante el mes ocurre una interrupción de servicios o una modificación en los contratos, el monto originalmente facturado podría no reflejar la realidad.
V.- Conclusión:
La facturación de gastos comunes ordinarios antes de que transcurra el mes en que se generan no solo carece de respaldo legal (es Ilegal) según art 11 letra «a» de la Ley de Propiedad Horizontal, ya viola el principio de gastos causados, el contable el devengo y principios éticos fundamentales.
La administración de condominios debe priorizar la transparencia, la legalidad y la confianza, aseguran do que cada factura refleje gastos reales, documentados y causados. Solo así se garantiza una gestión justa y eficiente en beneficio de toda la comunidad.
Finalmente, deseamos recordar a las administradoras y juntas de condominio un principio fundamen tal del derecho.
Ignorantia iuris non excusat («La ignorancia del derecho no excusa»)
El administrador puede ser civilmente y penalmente responsable si:
1. Exige pagos no causados, generando perjuicio económico a los copropietarios.
2. Actúa fuera de sus atribuciones sin base legal.
3. Ocasiona daños patrimoniales por mala gestión, omisión o abuso de funciones.
